仕事の優先順位を決めるコツは？

JobTapの中の人の一人、
中小零細企業の社長です。
僭越ながら、仕事の優先順位の決め方について語らせて頂きます。
それにしても、と引っかかる方もいらっしゃいますね。

どうせなら大手企業のやり手社長からそういう話は聞いてみたい。
当然の感想です(笑)
しかし実際のところ、中小零細企業の社長だからこそ、この手の話は
得意なのです(と、勝手に自負しております)。
なにせ社長とは名ばかりなのです。
社長とはいえ雑用だってなんだってテキパキこなせないと、
中小零細企業は潰れてしまうのです。
そして中小零細企業はスタッフの分業も進んでいません。
一人の人間がいろいろな作業をこなします。
TODOをいかに早くこなしていくかが、生命線を握っているといっても
過言ではありません。

さて、本題です。
ではそんな私たちは一体どうやって日々多岐に渡る仕事を処理しているのか。
特別な話は正直ひとつもありませんが、今から就職を控えている方などには
いくばくかの参考になるかなと思いますので、読んでみてください。

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(優先順位)
①緊急の対応
　→取引先からクレームの電話が入った！など
②時間が決まっている用事
　→例　14時から打合せ、など
③利益をあげる根幹となる業務
④期限の決まっている業務
　もしくは、誰かから依頼されている用事
⑤日常的に行う業務

　・ゴミ捨て、必要な整理作業など
⑥通常の業務　※上記にも下記にも該当しないもの
⑦調べもの関連
⑧新規拡大営業に関連するようなもの
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いかがでしょうか？
これだけ見てもちょっとぴんと来にくいかもしれません。
なので少し括って整理してみます。
もちろん会社や業態によって多少前後するものではありますが、
大まかに捉えてみてください。
もう少し大雑把に分けてみます。

A:絶対にすぐに対応しなくてはいけない業務
B:急いでやらないと誰かに迷惑がかかってしまう業務
C:どちらでもない、通常の業務
　　もしくは日課としてこなしていかないといけない業務
D：いつやってもいい業務

これだと分かりやすいでしょうか。
どうでしょう？
こんなの言われなくても出来ているぞ！という方も多いと思います。
ただ、その逆の方も多いのではないでしょうか？

中小零細企業で実に多いのが、お金にならない業務にみんなで傾注していて、
利益が上がってこない、というものです。
きちんと整理されていないと落ち着かないものですし、
やりかけの仕事はしっかり終わらせておきたい。
まじめこそ、日本人の美徳。
そんな意見もあるかもしれません。
ただ、そこまできちんとやらなくてもいい業務をしっかりやって、
絶対やらないといけない業務が後回しになっているということも
間々あるのです。
社長の朝の最初の仕事は、管理の人間の余計な業務を止めさせて、
大事な仕事に集中してもらうことと言っても過言ではありません。
優先順位をしっかり決めて実行するというのは、
小学生でもやっている人はやっていますが、
実際にきちんと実行し続けることは結構難しいものです。

ただ社会人として必要な能力は、意外とそういうところです。
当たり前のことをしっかりやれること。
JobTapの管理部では、毎日箇条書きのTODOリストを各々がつけて
業務に当たっております。

下記にあげたTODOを、あなたならどう優先順位をつけるでしょうか？
・来月来るかもしれない仕事の見積書の作成
・取引先から昨晩かかってきていた電話の返信
・未読メールのチェック
・明日の出張の準備
・月末までに送ってほしいと依頼されている資料
・事務所のゴミ捨て
・机の上の整理
・郵便物の確認